Pracować mnie, robić więcej. Nie kończyć pracy w nocy, nie siedzieć całe dnie przed komputerem. Pracować mądrzej, nie ciężej. Pracować sprytnie i mieć równowagę między pracą, a czasem dla siebie. To był mój cel na „nowy rok szkolony”. Jakie były małe kroki, które wdrożyłam?
Skąd pomysł na taką zmianę?
W wakacje zobaczyłam jak może wyglądać moje życie. Spacery z psami, wolne popołunia, czas na czytanie książek, robienie kursów online. Czas na odpoczynek i chwilę oddechu. To było piękne życie, pełne zrozumienia dla siebie. Pełne równowagi.
Nie chciałam wracać do starych schematów. Obiecałam sobie, że gdy już wszystko wróci do normalnego trybu, będę dalej robić te wszystkie wspaniałe rzeczy!
Koniec pracy do 19, chodzenia spać o północy i wstawania ze zmęczeniem o 8. Koniec pracy całe dnie. Koniec czekana na weekend. Koniec zmęczenia i wypalenia. Założyłam działalność, żeby pracować na własnych warunkach, a wpadłam w jakąś spiralę pracy. W pewnym momencie byłam nawet dumna z tego, że tyle pracuje, co z mojego punktu widzenia nie jest wcale fajne i mądre.
Czy jest się czym szczycić, że zamiast pracować mądrze i z głową, męczyłam się? To powód do zastanowienia się nad sobą. Nie ma nic złego w tym, że umie się zaplanować sobie pracę i kończyć ją szybciej robiąc dokładnie tyle samo co wcześniej, a nawet więcej! Wszystko jest kwestią organizacji.
Pierwsza przyszła poranna rutyna i wstawanie o 5:00, o którym pisałałam już jakiś czas temu.
Miałam z górki. Sam ten wysiłek, ta chwila dla siebie pozwoliła mi lepiej się sobie przyjrzeć i w końcu po 27 latach mojego życia poznać samą siebie.
Koniec mojej „mocy” przypada około 15:30. Jestem już serio zmęczona, mam za sobą wiele godzin na nogach. Natrualnie więc doszłam do wniosku, że to będzie czas na koniec mojej pracy. Po pracy odrazu jem obiad, żeby nie jeść dużego posiłu, po którym zawsze jestem ospała w czasie pracy. Zostało tylko jedno pytanie, na które musiałam sobie odpowiedzieć.
Jak robić tak wiele rzeczy, w krótszym czasie? To co dotychczas robiłam do 19, musi być zrobione do 16.
Jak i poprzednio, zaczęłam zwracać uwagę co właściwie robię w ciągu dnia.
Gdzie tracę czas? Kiedy dobrze mi się pracuje? Co mi nie pomaga, kiedy jestem głoda, kiedy moje psy muszą iść na spacer, kiedy jest największa aktyność moich klientów?
Kiedy opowiedziałam sobie na te wszystkie pytania, zobaczyłam, że mnóstwo czasu tracę oczywiście na TELEFONIE.
5 minut tutaj, 5 tutaj. Statystyki były zatrważające.
Wdrożyłam więc kilka mini zmian, które pozwoliły mi uwolnić się od telefonu i lepiej zorganizować sobie pracę.
Wszystkie poniższe sposoby opisałam szczegółowo w moim najnowszym filmie na YouTube, jeśli wolisz oglądać, zapraszam:
Wyłącz powiadomienia
Wyłączone powiadomienia sprawiają, że mam godzinę więcej na pracę w ciągu dnia.
Wyłączyłam powiadomienia na telefonie. Jedyne co jest włączone to powiadomienia o połączeniach oraz SMS. Cała reszta jest nieaktywna. Telefon milczy całe dnie i jest to wspaniałe. Na sprawdzanie wszystkiego mam czas po pracy, kiedy wszystko co jest dla mnie ważne zostało wykonane.
Zobaczyłam różnicę, ale nie była ona ogromna. Zostały powiadomienia na komputerze.
Slack, mail firmowy, mail prywatny, mail pomocy technicznej jednej z klientek. Cała masa powiadomień. A w środku ja próbująca się skupić. Często jest tak, że zaczynam coś robić, dostaje wiadomość czy telefon i tego zadania nie kończę bo już robię coś innego, a potem po dwóch godzinach przypominam sobie, że coś robiłam i muszę dokończyć.
To musiało się skończyć!
✅ Wyznaczyłam godziny, w których sprawdzam i odpowiadam na maile.
✅ Wyznaczyłam godzinę od której jestem dostępna na slack i messengerze.
Robię dużo więcej niż wcześniej. Dlatego, że nie jestem cały czas rozproszona! Mogę się skupić, a po skończonym zadaniu otworzyć slack czy coś innego i sprawdzić czy nie dzieje się coś pilnego.
Wychodzę zresztą z założenia, że jak coś jest pilnego to można do mnie zadzwonić i szybko coś ogarnąć.
Zapraszam Cię więc do otwarcia ustawień na komputerze, telefonie, tablecie i wyłączenia powiadomień. Na komputerze możesz po prostu zamykać aplikacje, których nie używasz tak, żeby powiadomienia nie przychodziły.
Telefon? Z dala ode mnie!
Zabierz to diabelskie urządzenie ode mnie!
Tak mówię mojejmu bratu (z którym pracuje), gdy tylko łapię się na tym, że telefon w magiczny sposób znalazł się w moich rękach, a ja siedzę na Instagramie. Szczerze? Zupłełnie tego nie kontroluje. Nawet nie zauważam, że to robię.
Kiedy sięgam bezwiednie za telefon?
👉🏻 jak mam coś trudnego do zrobienia
👉🏻 kiedy się czymś stresuje
👉🏻 kiedy nie wiem do końca jak dane zadanie wykonać
👉🏻 kiedy zbliża się koniec pracy, a ja jadę na rezerwie skupienia i chęć
Szukam jakieś ucieczki. To jest mój sposób na odwlekanie danej nieprzyjmniej rzeczy w nieskończoność.
Staram się, żeby mój telefon cały czas był jak najdalej ode mnie. Najcześciej leży na stole. A ja pracuje przy biurku, więc nie złapię za niego bez zastanowienia.
Kiedy odpoczywam, też staram się mieć go najdalej ode mnie. Nie ma nic gorszego dla mojej uwagi niż serial w tle, a na telefonie przeglądanie kolejnych stron butów i płaszczy na Zalando.
Jak kładę się do łóżka to też go ze mną nie ma. Wtedy czeka na mnie na biurku, tak żebym przez przypadek rano nie pomyślała nawet o tym, żeby włączyć drzemkę. Muszę wstać, żeby wyłączyć budzik.
Nie mówiąc już o tym, że najlepszy czas jest wtedy, gdy zupełnie nie wiem, gdzie jest mój telefon 💛
Spróbuj zostawić swój telefon gdzieś daleko od Ciebie, tak żebyś nie miała do niego dostępu odrazu! Tylko musiała bardzo przerwać to co robisz, żeby z niego skorzystać.
Wyłączony dostęp do aplikacji
❌ STOP! Zastanów się co robisz! ❌
Tak właśnie działa na mnie zablokowanie dostępu do wybranych aplikacji! To ma być ogromny znak ostrzegawczy przed tym co robię bez zastanowienia. Tak to już 3 punkt, a ja dalej jestem w temacie telefonu. To chyba mówi samo za siebie.
Telefon (oprócz nas samych) jest najczęstszą przyczyną naszego odkładnia na później, kolejnych niewykonanych zadań i piętrzących się niczym sterta prania obowiązków. Właśnie dlatego telefon trafił na mój celownik jako pierwszy.
Jak już ustaliliśmy mam klika mechanizmów, które bronią mnie przed bezmyślnym scrollowaniem.
❗️ Wyłączone powiadomienia (nic nie kusi)
❗️ Telefon z dala ode mnie (brak dostępu)
❗️ Harmonogram dostępu do aplikacji (ostatnia deska ratunku)
Jak włączyć harmonogram możecie zobaczyć w poście na Instagramie udostępnionym powyżej 🙂
Zasada 2 minut
Zasada dwóch minut jest wszystkim zapewne znana, może nawet lubiana.
Chodzi oczywiście o to, żeby wykonać zadanie od razu jeśli widzimy, że zajmie nam to tylko dwie minuty.
Każdy mail, wiadomość czy rozmowa telefoniczna, kończy się szybką oceną ile czasu zajmie mi zadanie. Jeśli dwie minuty, odrazu przechodzę do realizacji. Zadania mi się nie odkładają. Mam wolną od malutkich zadań głowę. No i czuję, że robię więcej.
Mam oczywiście specjalny w ciągu dnia przeznaczony czas na te małe głupotki i wykonuje je jeden po drugim.
Zasady tej używam od baaaaardzo dawana. Myślę, że to była pierwsza z rzeczy, którą wdrożyłam od razu po jej poznaniu.
Najtrudniejsze i najważniejsze mają pierwszeństwo
W ciągu dnia poziom mojego „chcenia” i energii spada drastycznie. Chwilę mi to zajęło, żeby przyjrzeć się sobie i zobaczyć, co właściwie się dzieje ze mną w ciągu dnia.
Najbardziej kreatywna jestem na samym początku dnia, kiedy moja głowa jest jeszcze świeża, a wiadomości z świata zewnętrznego jeszcze do mnie nie dotarły. Dlatego w mojej porannej rutynie jest godzina tworzenia. Dla mnie super ważny czas. Jest cisza i spokój, nie jestem rozstrojona, endorfiny po ćwiczeniach jeszcze na mnie działają.
Względny spokój i odcięcie się od wszelkich bodźców staram się utrzymać do godziny 12. Do tego momentu najbardziej mi się chce i wykonuje najwięcej zadań. Potem z każdą godziną, wiadomością i telefonem mój poziom energii słabnie. I to jest okej, nie jestem robotem.
I tutaj wkracza zasada „najważniejsze i najtrudniejsze mają pierwszeństwo”. Skoro mój poziom energii spada, to wszystko co jest dla mnie najważniejsze danego dnia musi być wykonane jak najwcześniej.
Wszystkie zadania, które odkładam na później, wszystkie zadania, które przyprawiają mnie o ból głowy bo czuje, że są trudne albo wymagają maksymalnego skupienia. Wszystkie zadania, które popychają moją firmę do przodu wykonuje do godziny 12.
Czasem bardzo ciężko jest trzymać się tej zasady. Mam wrażenie, że codziennie mi coś wyskakuje i wystawia mnie na próbę ale walczę, a to jest najważniejsze.
Jak sobie to organizuje? Wszystkie zadania trzymam w Asanie. Każdego dnia wieczorem wypisuje sobie zadania na kolejny dzień w moim planerze, w kolejności ich wykonania, od tych, które są najważniejsze i najtrudniejsze do tych małych zadań, które muszą być wykonane.
Uwielbiam planować na papierze i nie ma dla mnie lepszego uczucia niż skreślenie zadania i oznaczenie go jako zrobione. Dlatego nie zrezygnowałam z „papierowego” planowania.
W sumie, wdrożenie tego kroku może składać się z dwóch części:
1️⃣ Daj sobie jeden, dwa dni na obserwację siebie. Kiedy masz najwięcej energii? Kiedy najlepiej Ci się pracuje? Jaki jest moment przełomowy Twojego dnia, kiedy czujesz, że nic z tego już nie będzie (u mnie to 15/16). Każdy z nas jest inny więc warto sprawdzić, czy u Ciebie też poranki są najlepszym czasem czy może inna pora.
2️⃣ Jak odnajdziesz swój czas, postaraj się właśnie wtedy wykonywać zadania trudne i ważne dla Ciebie.
Podkreślam DLA CIEBIE! Dla twojej firmy, twojego rozwoju. Coś co przybliży Cię o jeden kroczek do celu.
Monitorowanie czasu pracy
Ile czasu w ciągu dnia rzeczywiście pracujesz?
Kiedy zaczęłam pracę jako Wirtualna Asystentka musiałam nauczyć się pracy z zegarem, który będzie zapisywał ile czasu zajęło mi wykonanie danego zadania, tak abym mogła to później rozliczyć na fakturze.
Jeśli chodzi o narzędzia do mierzenia czasu pracy to jest ich wiele np.: Toggl, Harvest.
Ja używam tego pierwszego, jest to bezpłatne narzędzie i dobrze mi się sprawdza. Na początku mierzyłam tylko czas pracy dla klientów. W ten sposób w ogóle nauczyłam się, że zegar mam być włączony. Nie zliczę ile razy zapomniałam włączyć zegara i zorientowałam się w połowie zadania (nie ma za co drodzy klienci 😂).
Niedawno wpadałam na to, żeby mierzyć dokładnie każdą chwilę, którą spędzam przy komputerze i w ten sposób sprawdzić, gdzie tracę czas i ile właściwie spędzam czasu na pracę w ciągu dnia.
Na początku byłam w szoku. Serio.
Całe dnie siedziałam przy kompie, a zegar wskazywał zupełnie coś innego.
Potem wprowadziłam cały mój detoks od telefonu i było lepiej.
Dzięki monitorowaniu czasu pracy dowiedziałam się, że coś jest nie tak, że tak naprawdę to ja nie pracuje całe dnie, tylko siedzę w przy komputerze, a to zupełnie dwie inne rzeczy. Jeśli chcesz sprawdzić czy u Ciebie wszystko działa, na co przeznaczasz całe dnie i co możesz zmienić, zachęcam Cię do mierzenia czasu pracy!
W ten sposób można też w fajny sposób podsumować sobie tydzień czy miesiąc. Kiedy widzę, że w danym tygodniu miałam miej godzin przepracowanych zastanawiam się co się dzieje, czy coś się stało, jak się czułam? To bardzo pomaga w późniejszym uniknięciu niektórych błędów.
Podsumowanie
Malutkie zmiany. Mini koroczki. Mikronawyki, które możemy wprowadzić do naszych dni robią niesamowitą moc.
Na tym właśnie, opiera się cała moja akcja na Instagramie #wdrazamodrazu
Jeśli nadal czytasz, to proszę wybierz jedną rzecz i sprawdź. Testuj, zobacz jak się z tym czujesz, czy to Ci coś daje? Nie przystawajaj tylko wiedzy. Coś z nią zrób. Zacznij wprowadzać do swojego życia! Samo to, że coś wiemy nic nie wnosi.
Najgorsze to co może się zdarzyć to mieć ogromną wiedzę, ale nie wykorzystywać jej w praktyce!
Trzymam kciuki!
