Pracując jako wirtualna asystentka miałam okazję wypróbować wiele narzędzi, które usprawniają prowadzenie biznesu online. Niektóre zostały ze mną na dłużej, część po prostu się nie sprawdziła. Dlatego przedstawię Ci teraz moje ulubione narzędzia do prowadzenia biznesu online.

Udało mi się tę listę zawęzić do 7 takich narzędzi. Każdego z nich używam na codzień i mogę je z czystym sumieniem polecić. Możliwe, że kiedyś moja lista ulubionych narzędzi zmieni się. Staram się stale próbować nowych pomocy w mojej pracy.

Passion Planner

Pierwszym przydatnym narzędziem jest mój Passion Planner. Jest to kalendarz papierowy, którego używam do zapisywania zadań dla moich klientów. Zrobiło się tego tak dużo, że muszę mieć to oddzielone od zadań własnych, ale jednocześnie wszystko związane z klientami musi mieścić się w jednym miejscu.

Kalendarz ma układ całego tygodnia, w ten sposób widzę następne 7 dni w całości i wiem, jak to będzie mniej więcej przebiegać w najbliższym czasie. Dodatkowo mamy specjalne sekcje przeznaczone na nasze cele, wyzwania i notatki. Nie jest to najtańszy kalendarz, ale jest to już mój drugi Passion Planner i jest niesamowicie przydatny. 

Passion Planner znajdziesz tutaj.

Things

Niestety, ta aplikacja dostępna jest jedynie na urządzenia firmy Apple, ale wiem, że istnieją alternatywy na inne systemy. Jest to aplikacja do zarządzania zadaniami. Przeznaczona jest raczej na planowanie zadań dla nas samych, jeżeli chcemy używać Things do planowania zadań zespołu, to są do tego lepsze alternatywy.

Bardzo podoba mi się wygląd i szata graficzna, dodatkowo aplikacja posiada całe mnóstwo dodatkowych opcji. Możemy sobie zaplanować przykładowo cykliczne zadania, dokładną datę i godzinę wykonania albo ustalić sobie twardy deadline.

Jest to aplikacja płatna i przy płatności pojawia się minus tego narzędzia. Jeżeli chcemy mieć Things na naszym telefonie, tablecie i komputerze – to niestety musimy zapłacić 3 razy. Wersje, w zależności od urządzenia, różnią się też ceną. Wersja na komputer jest najdroższa. Plus jest taki, że jest to warte swojej ceny, tym bardziej, że nie musimy się bawić w subskrypcje, tylko płacimy jednorazowo za dostęp.

Aplikacja nawiązuje swoim działaniem do metody „Getting things done” Davida Allena, ale nie musimy się tej metodyki trzymać. 

Stronę aplikacji znajdziesz tutaj.

Slack

Jest to narzędzie, bez którego moja praca byłaby o wiele trudniejsza. Jest o niebo lepszy niż poczta. Gdy wiem, że będę współpracowała z danym klientem przez dłuższy czas, to od razu zapraszam go na Slacka.

Komunikacja w ramach tej aplikacji jest o wiele bardziej efektywna niż przez wiadomości SMS czy na Facebooku. Funkcja, która bardzo poprawia korespondowanie w środowisku pracy, to możliwość podzielenia naszych rozmów z daną osobą na kanały podzielone tematycznie. O wiele łatwiej jest również znaleźć starsze wiadomości czy materiały.

Slack przeznaczony jest głównie do współpracy w zespole, nie będzie zbytnio przydatny jeśli pracujemy sami. 

Zajrzyj na stronę Slack.

Środowisko Google

Tutaj mamy do dyspozycji wiele narzędzi. Ja osobiście najczęściej korzystam oczywiście z poczty gmail, ale też z dysku Google, Google Docs oraz Google Sheets. Ostatnio odkryłam Gmaila na nowo, przy okazji zmieniania mojej domeny.

Zależało mi na tym, aby wszystkie obsługiwane przeze mnie skrzynki mailowe, były zlokalizowane w jednym miejscu. Niestety mój hostingodawca nie daje mi takiej możliwości. Aplikacja mailowa na moim komputerze też nie działała zbyt sprawnie. Dopiero na gmailu właśnie udało mi się te wszystkie skrzynki spiąć w jednym miejscu. Gmail pozwala nam również na stworzenie adresu mailowego na naszej domenie, a nie na domenie gmail. Możemy to zrobić przez wykupienie pakietu biznesowego.

Skrzynka Google nie tylko jest w jasny sposób posegregowana i posortowana, ale też mamy od razu dostępu do kalendarza a to wszystko będzie się szybko synchronizować z naszym telefonem czy tabletem. Wydaje mi się że środowisko Google to podstawowe narzędzie do biznesu online, nawet jeżeli pracujemy zupełnie sami.

Przykładowo dysk Google pozwala nam na łatwe przechowywanie naszych plików bez konieczności zaśmiecania naszego prywatnego komputera. Narzędzie to znacznie ułatwia również dzielenie się plikami z innymi.

Canva

Już nie raz mówiłam o Canvie, ale warto wspomnieć jeszcze raz, bo jest to niesamowicie przydatne narzędzie, zwłaszcza do prowadzenia biznesu online. Możemy tutaj stworzyć grafiki na media społecznościowe, krótkie filmy, ebooki, okładkę bloga czy podcastu. Ta platforma daje nam tyle możliwości, że aż Ciężko to wszystko wymienić.

Osobiście używam Canva Pro i jest jedno z najbardziej przydatnych narzędzi, z których korzystam na codzień. Wersja Pro zdecydowanie rozszerza nasze możliwości, zwłaszcza jeśli chodzi o ilość dostępnych zdjęć do wykorzystania. Na moim kanale YouTube znajdziesz wiele stworzonych przeze mnie instrukcji, jak poruszać się po tej platformie.

Możesz dołączyć do Canva nawet teraz.

GoodNotes

To aplikacja do tworzenia odręcznych notatek na tablecie. Zapisuje tam absolutnie wszystko, przemyślenia, notatki, poprawki, scenariusze filmów. Wszystkie nasze zapisane notatki mamy w jednym miejscu i zawsze pod ręką.

To, co zawsze mnie denerwowało w zapisywaniu wszystkiego na kartkach to fakt, że zeszyt w końcu się kończy i potem niewygodnie jest do starych notatek wrócić. Tutaj nie mamy takiego problemu, bo na szczęście nie mogą nam się skończyć kartki w tablecie. Jest to bardzo dobre połączenie notatek cyfrowych i analogowych, bo jednak nie wprowadzamy treści za pomocą klawiatury, tylko za pomocą rysika.

Mogę też polecić folię Paper Like na ekran naszego tabletu. Sprawia ona, że pisanie rysikiem po ekranie daje odczucie podobne do pisania na kartce papieru.

Uzupełnieniem tego narzędzia może być też digital planner. Można go stworzyć samemu, ja natomiast zdecydowałam się na zakupienie gotowego ze sklepu Etsy.

Więcej o GoodNotes oraz Paper Like.

Simplero

To narzędzie, która pozwala nam tworzenie wszystkiego, co ma związek z biznesem online w jednym miejscu. Możemy stąd wysyłać maile, tworzyć kursy online, stworzyć stronę i sklep internetowy oraz stronę membership.

Samo narzędzie przyszło do nas z Ameryki ale istniej możliwość ustawienie języka na polski. Osobiście tłumaczyłam polską wersję Simplero na polski, ponieważ potrzebowałyśmy go do pracy wraz z moją klientką.

Jest to przydatne narzędzie dla osób, które nie lubią mieć całego mnóstwa narzędzi naraz, lecz wolą mieć wszystko zebrane w jednym miejscu. Jeżeli więc szukasz narzędzia, gdzie stworzysz stronę, sklep, newsletter i kurs online to Simplero jest idealnym miejscem, aby załatwić to wszystko w jednym miejscu. 

Więcej o Simplero znajdziesz tutaj.

Przeczytaj również: 3 darmowe narzędzia do mierzenia czasu pracy zdalnej