Czy znasz to uczucie, gdy jesteś już gotowy do pracy, siadasz przy biurku i nagle do Twojej głowy napływa całe mnóstwo myśli, przychodzi sterta maili i już nie możesz się skupić, na tym co masz zrobić? Dzisiaj opowiem Ci jak sobie z tym poradzić, a dokładniej, jak się skupić na pracy. Mam dla Ciebie 5 wskazówek, które powinny ułatwić Ci skupienie się na swoich zadaniach.
Sprawdź, co Ci przeszkadza
Najczęściej kiedy siadamy do pracy, zwłaszcza w pracy z domu, przeszkadzają nam inni domownicy lub nasze zwierzaki. W pracy w biurze możemy mieć do czynienia z rozpraszającym otoczeniem albo wybijającymi nas z rytmu współpracownikami.
Rozproszenie może do nas również przyjść w postaci powiadomienia na telefonie, bo akurat coś pozornie ciekawego się wydarzyło na Instagramie. Brak skupienia nie wynika tylko z czynników zewnętrznych, ale też wewnętrznych. Siadamy do pracy, a w naszej głowie w ogóle nie ma myśli o pracy, tylko o czymś zupełnie innym.
Warto dać sobie jeden dzień próbny, w którym sprawdzimy, co tak naprawdę sprawia, że nie możemy się skupić
Wypisz wszystkie rozpraszacze
Podczas sprawdzania co nas rozprasza, dobrze jest wszystkie te czynniki zapisać. Przygotuj sobie kartkę przy swoim stanowisku pracy i wpisz na nią każdą rzecz, która Cię rozproszyła. W ten sposób stajemy się też bardziej świadomi, bo zaczynamy się zastanawiać, czy coś nas rozproszyło czy nie. Ta świadomość jest niezwykle ważna.
Niestety wszyscy mamy tendencję, aby większość czasu działać w trybie autopilota i wykonywać różne rzeczy bez większego zastanowienia. Wynika to częściowo z rutyny, przykładowo robiąc sobie codziennie kawę, nie zastanawiamy się nad tym jak się ją parzy. Ten jeden dzień, w którym sprawdzamy co nas rozprasza, powinien być dla nas również dniem świadomości.
Kiedy już zidentyfikujemy nasze rozpraszacze i mamy je jasno zapisane na kartce, przychodzi czas aby sobie z nimi poradzić. Jeżeli przykładowo rozpraszają nas wiadomości mailowe, powinniśmy jasno ustalić godziny, w których odpisujemy na przychodzące wiadomości. Zdaję sobie sprawę, że są zawody, w których nie ma możliwości ucięcia kontaktu mailowego nawet na chwilę.
Maile, wiadomości i powiadomienia
Jeżeli mamy jednak możliwość ograniczenia tego rozpraszacza, to ustalmy sobie okienka czasowe. Tak możemy zrobić z każdym innym komunikatorem, jeżeli mamy taką możliwość. Aby nie zostało to odebrane jako lenistwo albo niechęć do komunikacji, ustalmy nasze okienka czasowe z naszym współpracownikami czy klientami. Powiedzmy też, że jeżeli dzieje się coś ważnego, to będziemy pod telefonem i zawsze mogą do nas zadzwonić. Dajmy jednak jasno znać, że jeżeli sprawa może zaczekać, to zajmiemy się tym dopiero w wyznaczonym na to czasie.
Jeżeli chodzi o powiadomienia na telefonie, jeśli widzimy, że ktoś do nas napisał przykładowo na Instagramie, albo polubił nam zdjęcie, to ciężko jest oprzeć się tej pokusie. W tym przypadku możemy włączyć tryb samolotowy w naszym telefonie, ale wtedy nie możemy być pod telefonem w sprawach pilnych. Dobrym rozwiązaniem jest tryb „nie przeszkadzać”, w którym nie dostajemy powiadomień, ale po odblokowaniu widzimy wszystko co się w międzyczasie stało. Dodatkowo dalej jest możliwość dodzwonienia się do nas.
Gdy już sobie poradzimy z powiadomieniami, wracamy do naszej listy i radzimy sobie z kolejnymi rozpraszaczami. Na każdy taki czynnik z pewnością da się znaleźć rozwiązanie. Pamiętaj, że nie ma możliwości być skupionym cały dzień non stop, trzeba dać sobie też czas na chwilę oddechu. Chodzi o to, aby być możliwie jak najbardziej skupionym w naszych godzinach pracy.
Pracuj nad jednym zadaniem naraz
Jako wirtualna asystentka, bardzo często mam wykonania mnóstwo zadań na raz. Często łapię się na tym, że zaczynam jakieś zadanie, ktoś do mnie pisze, coś dla niego załatwię, coś jeszcze po drodze załatwię i to zadanie, które na początku zaczęłam leży nieruszone. Siadam do niego najczęściej wieczorem, bo musi być zrobione tego dnia i niepotrzebnie wydłużam swój dzień pracy.
Sama staram się, aby moja praca była poukładana w bloki czasowe. O wiele płynniej się działa, jeśli wykonamy parę zadań od początku do końca i zrobimy sobie przerwę. Postaraj się w pełni skupić na jednej rzeczy, nie zajmować się po drodze czymś innym bo akurat coś wyskoczyło.
Zasada Pomodoro
Skupienie się na jednej rzeczy znacznie ułatwi nam zasada Pomodoro. Jedyne co musimy mieć to minutnik, które jest w każdym telefonie. W tej metodzie dzielimy sobie nasz czas pracy na sekwencje pracy i odpoczynku, najczęściej 25 minut pracy i 5 minut przerwy. W momencie w którym ruszy zegar i jest to nasz czas pracy, jesteśmy w absolutnie pełnym skupieniu.
Nic nie powinno nam w tym czasie zawracać głowy. Tak samo, podczas czasu przeznaczonego na przerwę, rzeczywiście odpoczywamy. Gdy przebrniemy przez 3 takie sekwencje, możemy sobie pozwolić na dłuższą przerwę.
Możemy sobie ułatwić trzymanie się tej metody przez pobranie aplikacji. Nie mówię tu o żadnej konkretnej bo jest ich całe mnóstwo i spora część z nich jest darmowa. Wypróbuj zasadę Pomodoro a zobaczysz, jak wiele można zrobić w 25 minut całkowitego skupienia
Zapisz rzeczy, które przychodzą Ci do głowy podczas pracy
Powiedzmy, że siadamy do pracy i jesteśmy skupieni, ale nagle nam się przypomniało że musimy zrobić zakupy albo sprawdzić coś strasznie ważnego. Zamiast przystępować od razu do działania, ale nie zapomnieć co mamy do zrobienia, dobrze jest te wszystkie myśli sobie zapisać.
Ważne, aby te zapiski były tylko krótkimi hasłami. Nie będziemy się wtedy niepotrzebnie zastanawiać nad tym, jak to ubrać w słowa podczas zapisywania. Gdy zostawimy sobie te zadania na później, może się okazać, że te rzeczy mogły zaczekać i świat się nie zawalił. Po drugie większość z tych zadań, który chciały nas rozproszyć są do załatwienia w chwilę. Po trzecie może się okazać, że były to tylko wymówki aby się nie skupić na pracy i wcale nie musimy się nimi zajmować.
Przeczytaj również: Moje ulubione narzędzia do prowadzania biznesu online
