Asana to idealne narzędzie to zarządzania projektami, zadaniami i ogólnie organizacji swojego życia. Niedawno Asana zyskała polską wersję językową, a także aplikację na komputer. Obie rzeczy niesamowicie ułatwiają pracę! Z tej właśnie okazji postanowiłam nagrać odświeżoną wersję instrukcji obsługi Asany.

Dla tych z Was, którzy wolą czytać niż oglądać mam także szybki przewodnik po Asanie w wersji tekstowej.

Założenie bezpłatnego konta

Asana ma bezpłatną wersję, która moim zdaniem, jest całkowicie wystarczająca do codziennej pracy. Nawet mały zespół (do 14 osób) bez żadnego problemu, będzie mógł z niej skorzystać!

Jak założyć bezpłatne konto?

Po pierwsze wchodzimy na stronę https://asana.com/pl

Wchodzimy w cennik (na górze w menu), następnie wybieramy wersję BASIC.

Następnie wypełniamy potrzebne dane w formularzu.

Jeśli posiadasz adres firmowy na własnej domenie (np. pytania@adakinowska.pl) to najlepiej dodać go podczas rejestracji w Asanie. W ten sposób będziesz mógł zrobić sobie osobne workspace. Asana wtedy wie, że jesteś firmą, a nie osobą prywatną 🙂

Strona główna

Po zalogowaniu się do Asany otworzy nam się strona główna, tutaj zobaczysz zadania ze zbliżającą się datą wykonania, a także ostatnie projekty.

Po lewej stronie na czarnym pasku znajduje się nawigacja.

W nawigacji znajdziesz sekcję „moje zadania” tutaj znajdziesz wszystkie nieukończone zadania, które są do Ciebie przypisane we wszystkich projektach.

Możesz je posortować według daty, tak żeby sprawdzić które zadania masz do wykonania na jaki dzień.

Następnie w nawigacji zobaczysz skrzynkę odbiorczą. Tutaj znajdziesz wszelkie komentarze, wiadomości i inne aktywności w zadaniach, w których jest oznaczona lub jesteś współpracownikiem.

Raportowanie, portfolio i cele to zakładki, które dostępne są w wersji płatnej.

Zespoły, projekty

Podział w Asanie wygląda następująco: zespoły -> projekty -> sekcje -> zadania

Asana jest stworzona dla firm. Tworząc zespoły twórcy zapewne mieli na myśli działy w firmie jak na przykład marketing czy HR.

Jak widzicie na zdjęciu jak używam zespołów w celu oddzielenia różnych obszarów.

Do każdego zespołu można dołączyć współpracownika, który będzie widział tylko projekty w zespole do którego jest przypisany.

Jest to przydatne szczególnie wtedy, gdy swoje prywatne sprawy także planujemy w Asanie lub mamy dwie firmy i nie wszyscy muszą mieć dostęp do wszystkiego.

Następnie mamy projekty.

Tutaj mamy kolejną możliwość posortowania swoich zadań na projekty. Ja akurat lubię mieć wszystko w jednym miejscu więc większość rzeczy mam podzielone na miesiące. Wyjątkiem jest kalendarz treści ze względu na to, że chcę mieć go w widoku kalendarza. Inne zadania wolę mieć w widoku listy. Projekty do mogą być np. BLOG, YouTube, media społecznościowe czy np. faktycznie projekty czyli cały plan pisania i promocji książki czy kursu online.

Asana instrukcja obsługi – Projekty

W ten sposób przechodzimy do widoków projektów.

Podstawowy i zawsze domyślny jest widok listy.

Na czerwono powyżej zaznaczyłam gdzie można zmieniać widok projektu. W bezpłatnej wersji działa widok: podgląd, lista, tablica, kalendarz.

Widok tablicy

Widok tablicy przypomina inną aplikację do zarządzania zadaniami, czyli Trello!

Ja w tym widoku trzymam pomysły, ewentualnie robię moodbord, inspiracje.

Asana instrukcja obsługi – widok tablicy

Widok kalendarza

Widok kalendarza jest dla mnie szczególnie przydatny, gdy chcę zaplanować posty na media społecznościowe lub treści na blog, youtube czy newsletter 🙂

asana instrukcja obsługi widok kalendarza

Jak stworzyć projekt z wybranym domyślnym widokiem?

Zawsze jak tworzymy nowy projekt to będzie on miał domyślnie ustawiony widok listy, oczywiście możemy to zmienić.

Dodajemy nowy projekt przez plusik przy zespole:

asana instrukcja obsługi dodanie projektu

Dodając nowy projekt możemy:

  • użyć gotowego szablonu przygotowanego przez Asanę
  • importować arkusz kalkulacyjny
  • dodać posty projekt

Gdy wybierzemy dodanie pustego projektu wpisujemy nazwę projektu, zespół oraz prywatność, a także widok domyślny! To właśnie tutaj możemy zmienić to jak nasz projekt ma być wyświetlany.

asana instrukcja obsługi tworzenie projektu

Zadania i sekcje w projekcie

Okej! Mamy już swój pierwszy projekt, czas na pierwsze zadania i sekcje.

Dodawanie zadań i sekcji jak widzicie jest bardzo proste, wszystko jest super opisane.

asana instrukcja obsługi  przykładowy projekt

Sekcje są szczególnie przydatne, gdy chcemy sobie coś uporządkować, rozdzielić część zadań, tak aby były poukładane na przykład tematycznie.

Do każdego zadania można przydzielić datę wykonania, a także osobę odpowiedzialną czy priorytet (po prawej stronie).

Możemy też dodać szczegóły zadania, takie jak opis, pod zadania komentarze.

asana instrukcja obsługi szczegóły zadania

Zadania powtarzające się

Bardzo ciekawą opcją są zadania powtarzające się. Ta opcja jest szczególnie przydatna, gdy mamy zadnie, które musimy robić np. codziennie lub co tydzień. Fajnie to się przydaje w przypadku cheklist! Odznaczamy zadanie danego dnia, a następnego znowu widzimy je w zadaniach do zrobienia.

asana instrukcja obsługi zadania powtarzające się
Asana instrukcja obsługi – zadania powtarzające się

Asana instrukcja obsługi – podsumowanie

Mam nadzieję, że ten wpis był dla was przydatny! Jeśli macie jakieś pytania – zapraszam do zadawania ich w sekcji komentarzy. Chętnie odpowiem lub uzupełnię wpis jeśli coś pominęłam 🙂

Przeczytaj także: Jak założyć konto na YouTube