Chyba każdy z nas chciałby być bardziej produktywny. Pozwala to nie tylko na wykonywanie większej ilości zadań, ale też wcześniejszego skończenia pracy w jeden z bardziej leniwych dni. Przedstawię Ci 10 trików, które poprawią Twoją produktywność. Są to małe zmiany, które możesz wprowadzić do swojego życia z dnia na dzień. Sama, jako wirtualna asystentka, z nich korzystam i bardzo mi one pomagają. Przejdźmy więc do tych trików.
1. Zasada 2 minut
Zasada ta mówi o tym, że jeżeli jakieś zadanie zajmie Ci 2 minuty lub mniej, powinieneś wykonać je od razu. Nie ma sensu nawet zapisywać go, jak zadania do wykonania, bo samo zapisanie, a potem odnalezienie, zajmie dużo czasu w porównaniu do wielkości zadania. Nie musimy również pamiętać o tym zadaniu, bo zrobiliśmy je od razu. Dzięki temu nasza głowa jest nieco lżejsza. Jest to świetny sposób na uniknięcie sterty nieodczytanych maili oczekujących na odpowiedź.
2. Zasada Pomodoro
Chodzi tutaj o podzielenie sobie czasu pracy i przerwy, najczęściej 25 minut pracy i 5 minut przerwy. Mamy do wyboru mnóstwo aplikacji, które nam w tym mierzeniu czasu pomogą. Jeśli nie chcemy jednak nic pobierać, możemy posłużyć się minutnikiem w naszym telefonie. Szczególnie warto jest mierzyć czas przerwy, bo 5 minut to o wiele krócej niż nam się wydaje.
3. Bloki czasowe
Chodzi o to, abyśmy blokowali sobie zadania w naszym kalendarzu lub innym narzędziu do planowania. Na przykład blokujemy sobie codziennie godzinę lub dwie rano na rzeczy, które są dla nas ważne, ale nie są priorytetowe. Mogą to być drobne rzeczy, które prowadzą do rozwoju naszego biznesu lub dają nam spokój ducha lub lepsze samopoczucie. Gdy umówimy się sami ze sobą na takie rozwiązanie, wszystkie zadania, które chcemy wykonać mamy z głowy rano i nie musimy się już o nie martwić w ciągu dnia. Chodzi tutaj tez o ułożenie tematyczne naszych zadań. Powiedzmy, że masz do napisania artykuł, a dodatkowo musisz napisać artykuł dla klienta. Najlepiej zbić to w jeden blok pisania i wykonać wszystkie związane z tym zadania, bo już jesteśmy „rozgrzani” i każdy kolejny tekst łatwiej nam pójdzie. Pamiętaj, aby uwzględnić przerwy między blokami pracy.
4. Ciągłość pracy
Nawiązującą do powyższej zasady jest ciągłości pracy. Przykładowo gdy mam do nagrania materiały wideo, i wypuszczam je dwa razy w tygodniu to nagrywam wszystko jednego dnia. Bo do nagrania trzeba się do pomalować, przygotować, napisać i przeczytać scenariusz, o wiele szybciej pójdzie nam to, gdy nagramy wszystkie filmy na raz. Podobny przykład to posty na social media. Przez pewien czasu tworzysz posty na daną platformę na zapas i planujesz ich publikację wcześniej. Zachowujemy wtedy ciągłość naszej obecności w sieci i nie musimy się przez jakiś czas o to martwić.
5. Pełne skupienie, wyłącz powiadomienie
Jeżeli masz taką możliwość, podczas pracy wyłącz powiadomienia, które będą Cię rozpraszać lub ustaw tryb „nie przeszkadzać”. Wiem, że nie każdy może sobie na to pozwolić, bo są osoby pracujące w obsłudze klienta, które muszą być w stałym kontakcie. Jeśli jednak możesz się wyciszyć, to ustal sobie z góry godziny w których jesteś dostępny. Chodzi o to, aby nowe wiadomości i powiadomienia nie wybijały Cię z rytmu pracy. Będąc bardziej skupieni szybciej poradzimy sobie z naszymi zadaniami.
6. Bank pomysłów
Warto jest stworzyć sobie jedno miejsce, do którego zawsze mamy dostęp, w którym zapisujemy nasze pomysły. Najwygodniejszy jest telefon, bo zawsze mamy go przy sobie. Często nowe pomysły wybijają nas z rytmu i gdy są jeszcze świeże nie patrzymy na nie krytycznie. Zapisz je sobie na potem, a następnie w wolnej chwili dokonaj ich weryfikacji. Jeżeli jakiś pomysł po czasie okaże się rzeczywiście dobry, możesz go wdrożyć do swojego życia. Zapisywanie naszych pomysłów zmniejszy też ryzyko, że ucieknie nam z głowy pomysł potencjalnie warty przysłowiowe milion dolarów.
7. Zapisywania zadań na później
Niestety nasza głowa działa tak, że podczas pracy przychodzą do nas różne pomysły, niekoniecznie związane z zadań, które wykonujemy. Podobnie jest z medytacją, skupiamy się i siedzimy w ciszy, ale czasem przyjdzie do nas pomysł przykładowo na pyszny obiad. Nie filtrujemy często takich pomysłów i ruszamy od razu do ich realizacji. Powoduje to przesunięcie naszych bieżących zadań na później i demotywujący brak progresu. Dlatego lepiej zapisać sobie takie zadania na później i zająć się nimi w odpowiednim czasie. Kartka i długopis na naszym biurku ułatwi nam to zadanie. Może się w międzyczasie okazać, że sprawa sama się rozwiązała lub nie jest wcale taka pilna.
8. Delegowanie zadań
Jest to podstawa, jeśli chodzi o produktywność. Osobie, która się na czymś zna, wykonanie zadania w tym temacie pójdzie o wiele szybciej niż nam, jeśli nie mamy o tym pojęcia. Dodatkowo, co byśmy nie robili doba ma jedynie 24 godziny i w tym czasie możemy w pojedynkę wykonać ograniczoną liczbę zadań. Delegowanie pozwoli nam na dalszy rozwój, ale też zwiększy naszą motywację, ponieważ możemy oddelegować zadania, których nie lubimy wykonywać.
9. Odpoczynek
W czasie pracy naprawdę pracujemy, a w czasie przerwy naprawdę odpoczywamy. Wydaje się to oczywiste, ale wiele osób tego nie stosuje. Odpoczynek pozwala nam robić więcej. Stosuję to zwłaszcza w stosunku do planu mojego tygodnia. Najcięższe zadania ustalam sobie na początek tygodnia, dając sobie trochę luzu pod koniec. Staram się również nie nadganiać pracy w weekend, tylko rzeczywiście odpocząć. W poniedziałek zaczynam wtedy pracę wypoczęta i gotowa do działania.
10. Bez presji
Jest to moje odkrycie z poprzedniego roku. Nałożyłam na siebie ogromną presję co do celów i ilości zadań do wykonania, że byłam tak przytłoczona, że moja produktywność spadła. O wiele lepiej pracuje nam się, gdy możemy coś zrobić, a nie musimy. Dlatego też odeszłam z pracy na etacie, bo czułam, że do wielu rzeczy jestem przymuszana. Nie ma potrzeby, nakładania na siebie ogromnej presji prowadząc własną firmę.
Przeczytaj również: 3 darmowe narzędzia do mierzenia czasu pracy zdalnej
